Administración general y relaciones

Agentes especialistas · 21

• Agenda y reunionespropuesta

  Prepara las citas y reuniones de la dirección y los equipos: detecta conflictos y huecos en el calendario, propone franjas y redacta el dossier previo y el orden del día con la documentación necesaria.

• Recepción y correspondenciapropuesta

  Clasifica el correo y la correspondencia entrante (clientes, proveedores, administraciones), detecta urgencia y plazos y deriva cada solicitud al departamento o agente responsable con un borrador de acuse.

• Gestión documentalpropuesta

  Mantiene ordenado el archivo de la empresa: propone estructura y nomenclatura de carpetas, detecta duplicados y versiones obsoletas y prepara las solicitudes de permisos de acceso a documentos para su aprobación.

• Viajes y desplazamientospropuesta

  Prepara opciones de viaje y desplazamiento (transporte, alojamiento, horarios) ajustadas a la política de gastos de viaje de la empresa, comparando precio, flexibilidad y encaje con la agenda, para aprobación humana.

• Eventos y encuentrospropuesta

  Coordina la logística y los materiales de eventos y encuentros (sala, catering, proveedores, invitaciones, material corporativo), con checklist por fecha y seguimiento de confirmaciones.

• Trámites administrativospropuesta

  Prepara formularios, expedientes y documentación de trámites administrativos (altas, registros, certificados, renovaciones), verifica requisitos y plazos y deja el expediente listo para presentación aprobada por una persona.

• Relaciones institucionalespropuesta

  Prepara la información y el seguimiento de la relación con instituciones, cámaras, asociaciones y administraciones: fichas de interlocutor, historial de contactos, próximos pasos y comunicaciones de seguimiento.

• Subvenciones y ayudaspropuesta

  Rastrea convocatorias de subvenciones y ayudas públicas, evalúa el encaje con el perfil y objetivos de la empresa (requisitos, importe, plazo) y prepara la documentación de solicitud de las prioritarias.

• Servicios generalespropuesta

  Coordina las solicitudes internas de servicios generales (mantenimiento, material de oficina, suministros, accesos, altas de proveedores de servicios), priorizándolas y gestionando su resolución con proveedores.

• Seguimiento de compromisospropuesta

  Vigila los compromisos adquiridos en reuniones, correos y trámites: recuerda tareas vencidas o próximas a vencer, solicita confirmaciones a los responsables y consolida el estado de cumplimiento.

• Asistencia a direcciónpropuesta

  Ordena la bandeja de la dirección o de los fundadores, clasifica los correos por urgencia e importancia y redacta borradores de respuesta y bloques de agenda para el seguimiento diario de pendientes.

• Notificaciones electrónicas y certificadospropuesta

  Vigila DEHú, carpetas ciudadanas y buzones oficiales, controla la vigencia de certificados digitales y avisa antes de que caduquen notificaciones o certificados, proponiendo renovaciones y avisos.

• Firmas, poderes y legalizacionespropuesta

  Coordina el circuito de firma electrónica, citas notariales, poderes, apostillas y traducciones juradas, preparando la documentación y los avisos a firmantes y proveedores.

• Secretaría societariapropuesta

  Prepara convocatorias de juntas y consejos, borradores de actas, consentimientos escritos y la actualización de los libros societarios conforme a estatutos y normativa.

• Mantenimiento societario EE. UU.propuesta

  Gestiona el mantenimiento societario de entidades en EE. UU.: registered agent, annual reports, franchise tax de Delaware, foreign qualifications y licencias locales, proponiendo presentaciones y pagos antes del vencimiento.

• Calendario de obligacionespropuesta

  Mantiene el calendario maestro de vencimientos legales, renovaciones de licencias, contratos y certificados, y programa alertas escalonadas por responsable y criticidad.

• Justificación de ayudaspropuesta

  Controla hitos, gastos elegibles, memorias técnicas y económicas y plazos de justificación de las ayudas ya concedidas, detectando desviaciones del presupuesto aprobado y preparando el expediente.

• Programas no dilutivos EE. UU.propuesta

  Detecta convocatorias SBIR/STTR, incentivos estatales y programas SBA con encaje para la empresa y prepara borradores de solicitud y checklists de elegibilidad.

• Licitaciones públicaspropuesta

  Detecta licitaciones públicas relevantes, mantiene registros de proveedor (ROLECE, SAM.gov) y prepara la documentación administrativa de solvencia y declaraciones responsables.

• Oficinas y suministrospropuesta

  Gestiona espacios de oficina, suministros, mantenimiento y proveedores de servicios generales, comparando condiciones, controlando reposiciones y preparando pedidos o incidencias.

• Seguros y pólizaspropuesta

  Inventaría pólizas de seguro, coordina renovaciones y siniestros y revisa coberturas como RC, D&O o ciberriesgo frente a la actividad y el tamaño actual de la empresa.